안녕하세요~! 갑자기 내일 출장이라는 통보받고 멘붕 오셨나요? ㅎㅎ 특히나 일본 도쿄라니! 설레면서도 준비할 게 너무 많아서 머리 아프죠? 저도 다음주에 급하게 도쿄 출장을 다녀와야 하는데요, 정말 미친듯이 짐 싸느라 정신없었어요ㅠㅠ 인천에서 나리타까지 1박2일 출장은 짧지만 알차게! 어떻게 하면 효율적으로 준비할 수 있을지 제가 경험해 본 꿀팁 정리해 봤습니다!
아무래도 해외 출장이다 보니 국내 출장과는 달리 챙겨야 할 것들이 있겠쥬? 짧은 일정이지만 꼭 필요한 것들만 콕콕 집어서 알려드릴게요. 출국부터 입국까지, 그리고 도쿄에서의 효율적인 이동 방법까지! 1박2일 도쿄 출장이 조금이라도 수월해지길 바라면서 시작할게요~
1. 출국 전 필수 챙김 목록
여권이 제일 중요하겠죠! 항상 출장 가기 전날 여권 만료일부터 확인하는 습관을 들이는게 좋아요. 특히나 여권 유효기간이 최소 6개월 이상 남아있어야 하니까 미리미리 체크하는게 좋겠죠? 그리고 이건 진짜 잊지 말아야 할 팁인데요... 복사본도 하나 따로 챙겨가는게 좋습니다! 여권을 분실했을 때 정말 큰 도움이 되거든요ㅠㅠ
그다음으로는 일본 입국에 필요한 서류들이겠네요. 현재는 상황이 수시로 바뀌니까 출국 직전에 정확한 정보를 외교부 해외안전여행 홈페이지나 일본 입국 관련 사이트에서 확인하시는게 좋아요! 기본적으로 출장임을 증명할 수 있는 서류(회사 초청장이나 출장 증명서)는 항상 가지고 다니시구요.
환전은 어느 정도 해가는게 좋을까요? 1박2일이라면 많이 필요하진 않지만, 적어도 택시비와 식사비 정도는 준비하는게 좋겠죠! 대략 3~5만엔 정도를 환전해가면 충분할 거예요. 요즘은 카드 결제가 잘 되는 편이지만 혹시 모르니 현금도 좀 챙겨가는게 좋아요~ 그리고 이건 제 경험인데요, 일본에서는 생각보다 현금을 많이 쓰더라구요ㅎㅎ 특히 작은 가게나 택시에서는 현금이 필요할 때가 있으니 참고하세요!
어댑터도 필수입니다! 일본은 우리나라와 전압(100V)이 달라서 전자기기를 사용할 때 주의해야 해요. 대부분의 노트북이나 휴대폰 충전기는 다행히 호환이 되지만, 일부 전자제품은 변압기가 필요할 수도 있으니 확인하고 준비하셔야 합니다! 저는 멀티 어댑터 하나 들고 다니는데 정말 유용하더라고요~
인터넷은 어떻게 해결하실 건가요? 로밍을 하거나 포켓 와이파이를 대여하는 방법이 있는데, 저는 개인적으로 포켓 와이파이를 추천해요! 인천공항에서 빌려 갈 수 있고 나리타 공항에서 반납하면 되니까 편하더라고요. 아니면 현지에서 유심을 구매하는 방법도 있긴 한데, 1박2일 일정이면 굳이 그럴 필요는 없을 것 같아요!
마지막으로 비즈니스 자료와 명함! 회사 노트북, 충전기, 보조배터리는 기본이구요. 명함은 넉넉히 챙기시는게 좋아요. 특히 일본은 명함 교환 문화가 있어서 생각보다 많이 써요~ 그리고 출장 목적에 맞는 자료들 프린트해서 가져가면 현지에서 헤매지 않고 좋더라구요ㅎㅎ
2. 인천-나리타 이동 꿀팁
인천공항 도착은 최소 2시간 전에 해두는게 좋아요! 국제선이다 보니 탑승 수속부터 출국 심사까지 시간이 꽤 걸리더라구요. 특히 아침 시간대는 사람이 많아서 더 붐비니까 여유롭게 도착하세요! 출국장 위치도 미리 확인하고 가면 헤매지 않아서 좋을 거예요~
기내에서는 짧은 시간이지만 잘 활용하는 것도 중요합니다! 인천에서 나리타까지는 약 2시간 30분 정도 걸리는데요, 이 시간을 활용해서 출장 관련 자료를 한 번 더 체크하거나 간단한 휴식을 취하는 것도 좋을 것 같아요. 저는 비행기에서 도쿄 지하철 노선도랑 출장 장소 위치 같은 것들 미리 다운받아두고 공부하곤 했어요ㅋㅋ
나리타 공항 도착 후 입국 심사! 여기서 중요한 것은 입국 신고서인데요, 기내에서 미리 작성해두면 좋아요. 특히 체류지 주소(호텔 이름과 주소)랑 방문 목적 등을 정확히 적어야 하니까 호텔 예약 정보는 꼭 프린트해서 가지고 가세요! 저는 휴대폰에만 저장해뒀다가 배터리 나가서 당황했던 적이 있어요ㅠㅠ
나리타에서 도쿄 시내로 이동하는 방법! 가장 빠른 건 나리타 익스프레스(N'EX)인데 약 53분 정도 걸리고 도쿄역까지 한 번에 갈 수 있어요. 가격은 약 3,000엔 정도! 그리고 스카이라이너도 있는데 이건 우에노역까지 가고 41분 정도 걸려요. 두 가지 다 예약하지 않아도 되니까 도착해서 바로 티켓 구매하면 됩니다! 만약 시간이 넉넉하고 돈을 아끼고 싶다면 리무진 버스도 있어요. 약 1시간 30분 정도 걸리지만 1,500엔 정도로 저렴한 편이죠~
도쿄 시내에서 이동할 때는 지하철이 가장 편해요! 일본 지하철은 복잡하다고 생각하실 수 있지만, 요즘은 구글맵이나 애플맵으로 다 검색되니까 너무 걱정하지 마세요ㅎㅎ 그리고 스이카(Suica) 카드나 파스모(PASMO) 카드를 구매하면 편리해요. 이건 우리나라 교통카드처럼 충전해서 쓰는 건데, 지하철뿐만 아니라 편의점에서도 사용할 수 있어서 정말 편리하답니다!
3. 1박2일 출장 짐 챙기기 노하우
1박2일이니까 짐은 최소한으로 준비하는게 좋아요! 캐리어보다는 큰 백팩이나 보스턴백 정도로도 충분할 거예요. 옷은 비즈니스 미팅용으로 깔끔한 정장 한 벌, 그리고 호텔에서 편하게 있을 수 있는 편한 옷 한 벌 정도면 충분하지 않을까요? 속옷과 양말은 여유분으로 하나씩 더 챙기는게 좋구요!
세면도구는 대부분 호텔에서 제공하지만, 개인적으로 선호하는 제품이 있으시면 여행용 사이즈로 준비하세요. 특히 컨택트렌즈 착용하시는 분들은 세척액이나 여분의 렌즈 잊지 마시구요! 그리고 머리 기르신 분들은 고데기나 드라이기가 필요할 수도 있는데, 대부분의 호텔에는 드라이기가 구비되어 있으니 참고하세요~
약은 기본적으로 상비약 정도는 가져가는게 좋아요. 소화제, 진통제, 밴드 같은 것들이요! 특히 평소 복용하시는 약이 있으시면 절대 잊지 마세요. 해외에서 갑자기 아프면 약을 구하기가 쉽지 않거든요ㅠㅠ 저는 멀미약도 꼭 챙기는 편이에요. 비행기나 지하철 타면 살짝 어지럽거든요ㅎㅎ
전자기기는 앞서 말했듯이 노트북과 충전기, 그리고 카메라나 보조배터리 정도가 있을 것 같아요. 특히 보조배터리는 정말 필수! 출장 중에는 계속 지도 앱이나 메일 확인하느라 배터리가 빨리 닳거든요. 그리고 이어폰도 있으면 좋아요. 비행기에서 영화 보거나 이동 중에 음악 들을 때 유용하죠~
마지막으로 비즈니스 관련 물품들! 명함은 이미 말씀드렸고, 필기구와 메모장도 챙기시면 좋아요. 혹시 프레젠테이션이나 자료 공유가 필요하시면 USB나 외장하드도 고려해보세요. 그리고 출장비나 경비 정산을 위해 영수증 보관용 봉투나 파일도 미리 준비해두면 나중에 정산할 때 편하답니다!
4. 일본 비즈니스 매너 미니 가이드
일본에서 비즈니스 미팅을 할 때는 꼭 알아두면 좋은 매너가 있어요! 먼저 인사는 정중하게 목례(15도 정도 숙임)나 공손하게 허리를 굽히는(30도 정도) 인사가 기본이에요. 악수보다는 목례가 더 일반적이니 참고하세요! 그리고 명함 교환은 정말 중요한 의식이에요. 항상 두 손으로 정중하게 건네고 받으세요. 받은 명함은 테이블 위에 정리해두고 절대 주머니에 바로 넣지 않는 것이 예의랍니다!
미팅 시간은 정말 철저하게 지켜요ㅋㅋ 오히려 5~10분 정도 일찍 도착하는 것이 좋습니다. 일본 사람들은 시간 약속에 매우 엄격하거든요! 그리고 미팅 중에는 끊임없이 고개를 끄덕이며 경청하는 자세를 보여주는 것이 좋아요. 이건 상대방의 이야기를 듣고 있다는 의미로 매우 중요한 비언어적 커뮤니케이션이랍니다~
식사 자리에서는 '이타다키마스'(잘 먹겠습니다)와 '고치소사마데시타'(잘 먹었습니다)라는 인사를 하면 좋아요. 그리고 술자리에서는 절대 자신의 잔에 술을 따르지 않고, 상대방의 잔이 비면 채워주는 것이 예의에요. 물론 상대방도 같은 방식으로 따라줄 거예요! 이건 일본의 술자리 문화인데, 저도 처음엔 몰라서 당황했었어요ㅠㅠ
언어적인 면에서는 간단한 일본어 인사말 정도는 알아두면 좋아요. '오하요 고자이마스'(안녕하세요, 아침인사), '고니치와'(안녕하세요, 낮인사), '아리가토 고자이마스'(감사합니다) 정도는 알아두면 분위기가 한결 부드러워질 거예요! 하지만 자신 없는 일본어로 중요한 비즈니스 대화를 하는 것은 피하는 게 좋겠죠? 통역이 필요하다면 미리 준비하세요~
마지막으로 선물! 일본에서는 비즈니스 관계에서 작은 선물을 주고받는 문화가 있어요. 한국의 전통적인 소품이나 회사 로고가 있는 작은 기념품 정도가 적당해요. 너무 비싼 선물은 부담을 줄 수 있으니 적당한 가격대의 정성 있는 선물이 좋답니다! 저는 한국 전통 책갈피나 작은 도자기 장식품을 가져간 적이 있는데 정말 좋아하셨어요ㅎㅎ
5. 도쿄에서 알아두면 좋은 비상 연락처와 정보
만약의 상황을 대비해서 비상 연락처는 꼭 저장해두세요! 일본 경찰(110), 구급차/소방서(119), 한국 대사관(03-3452-7611/9) 번호는 기본이고, 호텔 연락처도 미리 저장해두면 좋아요. 특히 도쿄는 지진이 자주 발생하는 지역이니 만약 지진이 발생하면 테이블 밑으로 들어가거나 벽에서 떨어진 곳에서 머리를 보호하는 게 중요해요! 그리고 지진 발생 시 대피소 위치도 체크해두세요. 보통 호텔에 관련 정보가 있을 거예요~
환전이나 현금 인출이 필요하면 세븐일레븐이나 패밀리마트 같은 편의점 ATM을 이용하면 편리해요! 대부분 영어 서비스를 지원하고 국제 카드도 사용 가능하니까요. 그리고 도쿄는 치안이 좋은 편이지만 소매치기나 분실 위험은 있으니 귀중품 관리는 항상 조심하세요. 특히 지하철이나 번화가에서는 가방을 앞으로 메거나 주의하는 것이 좋아요!
음식 알레르기가 있으신 분들은 미리 일본어로 준비해가는 것이 좋아요. "저는 OO 알레르기가 있습니다"라는 문장을 일본어로 적어두거나 번역 앱을 활용하세요. 일본은 해산물이나 밀가루, 땅콩 등이 많이 들어가는 음식이 많으니까 알레르기 있으신 분들은 특히 주의하셔야 해요! 저도 조개류 알레르기가 있어서 항상 주의하는 편이에요ㅠㅠ
그리고 마지막으로 귀국 준비! 체크아웃 시간을 미리 확인하고, 호텔에서 공항까지 가는 방법도 미리 알아두세요. 나리타 공항은 도쿄 시내에서 좀 떨어져 있어서 이동 시간이 꽤 걸린답니다. 최소 출발 3시간 전에는 공항에 도착하는 것이 안전해요! 그리고 면세품이나 선물을 사실 예정이라면 공항에서 구매하는 것도 좋은 방법이에요. 무거운 짐을 들고 다닐 필요가 없으니까요~
6. 우리 회사가 기대하는 출장 결과물은?
갑작스러운 출장이지만 회사에서 기대하는 결과물은 분명 있을 거예요. 미팅 내용을 꼼꼼하게 기록하고, 가능하다면 사진이나 자료도 수집하면 좋겠죠? 그리고 출장 보고서는 어떤 형식으로 작성해야 하는지 미리 확인해두세요. 회사마다 양식이 다를 수 있으니까요! 저는 항상 미팅 직후에 중요 포인트를 메모해두는 습관이 있는데, 이렇게 하면 나중에 보고서 작성할 때 훨씬 수월해요~
그리고 영수증 관리! 정말 중요합니다ㅠㅠ 식사비, 교통비, 숙박비 등 모든 영수증을 잘 보관해두세요. 가능하다면 사진으로도 찍어두면 혹시 분실했을 때 대비할 수 있어요. 그리고 법인카드 사용 내역과 현금 사용 내역을 따로 정리해두면 경비 정산이 훨씬 쉬워질 거예요! 저는 엑셀로 간단하게 표를 만들어서 바로바로 기록하는 편이에요.
자주 묻는 질문들
1. 혹시 일본어를 전혀 못해도 괜찮을까요?
걱정 마세요! 비즈니스 미팅에서는 대부분 통역이 준비되어 있을 거예요. 그리고 기본적인 영어는 통하는 편이고, 요즘은 번역 앱도 꽤 정확해서 도움이 많이 됩니다. 다만 간단한 인사말 정도는 알아두면 상대방에게 좋은 인상을 줄 수 있어요!
2. 팁은 얼마나 줘야 할까요?
좋은 질문이에요! 사실 일본은 기본적으로 팁 문화가 없는 나라에요. 택시나 레스토랑에서 팁을 주지 않아도 전혀 문제 없습니다. 오히려 팁을 주려고 하면 당황하는 경우도 있어요. 단, 고급 호텔의 룸서비스나 특별한 서비스를 받았을 때는 약간의 팁을 주기도 하지만, 일반적으로는 필요하지 않아요!
3. 공항에서 사야 할 것들이 있을까요?
화장실이나 휴지는 걱정하지 않으셔도 돼요! 일본은 화장실 시설이 정말 잘 되어 있거든요ㅎㅎ 다만 도쿄는 생각보다 습도가 낮아서 립밤이나 핸드크림 같은 보습제품은 챙기시는게 좋을 것 같아요. 그리고 회사 동료나 가족들을 위한 작은 선물을 공항에서 구매하는 것도 좋은 방법이에요. 도쿄 한정 과자나 기념품들이 많답니다!
출장을 마치고 한국으로 돌아오면 그동안의 경험을 정리하는 시간을 가져보세요. 어떤 점이 좋았고, 어떤 점이 아쉬웠는지 생각해보면 다음 출장에 큰 도움이 될 거예요! 그리고 미팅에서 만난 분들께 감사 메일을 보내는 것도 잊지 마세요. 이런 작은 정성이 좋은 비즈니스 관계를 유지하는 데 큰 도움이 된답니다~
여러분도 도쿄 출장 준비하시느라 고생 많으시죠? 혹시 제가 놓친 부분이나 더 궁금한 점이 있으신가요? 도쿄는 정말 매력적인 도시라서 짧은 출장이지만 분명 좋은 경험이 될 거예요! 여러분의 출장이 성공적으로 마무리되길 바랍니다!
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